できる営業はメールのレスポンスが命！早くするメリットやコツを解説

社内外からのメールのレスポンス（返信）を、ついつい後回しにしてしまっていませんか。日々いろいろな業務をこなす営業マンは、メールの返信が遅れてしまいがちですが、メールのレスポンスを早くすることで得られるメリットがあります。
この記事では、営業職なら知っておきたい、メールのレスポンスを早くするメリットやコツを解説します。メールの返信がたまってしまう人や、返信が遅れがちで困っている人は、ぜひ参考にしてください。

レスポンスを早くするメリット

メールのレスポンスを早くすると、業務が早く片付くだけでなくお客様に対しても良い印象を与えられるなどのメリットがあります。具体的なメールのレスポンスを早くすると得られる2つのメリットを解説します。

「仕事が早い」という印象を与えられる

メールのレスポンスが早いと、仕事をスムーズに進められる、仕事が早い人という印象を与えられます。最低でもメール受信から24時間以内にレスポンスをしましょう。
1日経ってもメールの返信が来ない場合、相手に悪い印象を与えてしまう可能性のほか、メールの存在自体を忘れクレームにつながってしまうことも。

信頼度を高めることができる

送ったメールに対してレスポンスがすぐにあると、自分のメールを見てくれている、という安心感が得られる人も多いです。メールに対してレスポンスが早いと、いつでも自分のことを気にかけてくれている、という安心感を積み重ね、大きな信頼につなげることもできます。

レスポンスを早くするためのコツ

メールのレスポンスを早くしたいと思ってはいるものの、ほかの業務もあり後回しにしてしまう人は多いのではないでしょうか。そこで、メールのレスポンスを早くする、3つのコツを紹介します。

返信の優先順位をつける

受け取ったメールの時間が同じでも、内容の緊急度は異なります。まずはレスポンスするメールに優先順位をつけて、優先度が高いものからすぐに返信するようにしましょう。

優先度はメールの送り主や件名などからある程度判断できます。

例えば、送り主が直近で営業をかけたお客様だったり、件名に「見積書」「契約書」など、重要なワードが入っていたりする場合は重要なメールである可能性が高いといえます。

すぐに返信できない時は素直に伝える

相手からの質問内容を調べる必要があるなど、レスポンスに時間がかかることがあります。そのさいには「くわしくお調べして明日またご連絡いたします」「社内で検討いたしますので、2～3日ほどお時間をいただきたく存じます」など、返信が遅れる旨を伝
えておきましょう。

具体的にどのくらいでレスポンスするかの目安をメールに記載しておくのがおすすめです。相手にどのくらい待てばよいかの目安を伝えられるため、信頼感が得られるでしょう。

スケジュールにメール返信の時間を設定する

ほかの仕事で手いっぱいでなかなかメールチェックや返信する時間がとれない、というときには、午前2回、午後2回、それぞれ15～30分程度メールのための時間をスケジュールに設定するのがよいでしょう。
具体的には就業してすぐ、お昼休みに入る前、お昼休み開け、終業少し前、というようにです。

メールチェックや対応の時間をスケジュールに組み込むことで、ついつい後回しにしがちなメールのレスポンスに対応できるようになります。

メールを送るときに意識したいこと

メールのレスポンスを早くするほかにも、メールを作成するときにポイントを意識するだけで相手によい印象を与えられます。メールを送るさいに覚えておきたい2つのポイントを解説します。

返信内容は簡潔に分かりやすく

レスポンスの内容は短く、かつ分かりやすいものにすることが重要です。

まずは失礼のないように丁寧な表現を心がけたいところではありますが、あまりに遠回しな書き方をすると、ただ長いだけの内容が伝わりづらいメールになってしまいます。

相手の大切な時間をうばわないように、受け取り側が一読しただけで分かる内容にしましょう。

次にアクションしてほしいことを明確に伝える

メールのレスポンスをするのは、当然読んでくれる相手がいるからです。相手が一読してからどうすべきかが分かる内容を心がけましょう。

ただ内容だけを書くのではなく、相手へ依頼する場合は「○日までにお願いします」「〇〇というファイルでご提出ください」など、具体的な方法や数値を明記するようにします。「朝一で」「添付で」など、人によって時期や考え方が異なってしまう表現は避けます。

相手が一読しただけで分かるメールを送ることで、こちらへの返事も早くなります。取引先やお客様からの返信も早くなるため、相手からの返信待ち、という機会も少なくなり営業業務も効率的に進められるでしょう。

まとめ

多くの人とコミュニケーションをとる営業にとって、メールは欠かせないツールです。メールのレスポンスを早くすればお客様との信頼関係も築けます。なかなかメールのレスポンスができない場合には、メールチェックや対応の時間をスケジュールに組み込むなどの工夫を行いましょう。

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